Krajowy System e-Faktur tzw. KSeF to narzędzie teleinformatyczne pozwalające na wystawianie, przechowywanie, odbieranie i przesyłanie elektronicznych faktur VAT. System ten jest wprowadzany stopniowo począwszy od 1 lutego 2026 roku. Wobec ostatniej grupy podatników obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2027 roku.
Z punktu widzenia praktyki prawniczej, a w szczególności windykacji należności i sporów między przedsiębiorcami, kluczowe znaczenie ma nowa regulacja dotycząca określenia momentu doręczenia faktury VAT. Zgodnie z regulacjami ustawy o podatku od towarów i usług faktura ustrukturyzowana jest uznawana za doręczoną w dniu wprowadzenia jej do KSeF i nadania jej numeru identyfikującego. Doręczenie nie wymaga więc przesłania dokumentu odbiorcy ani jego potwierdzenia. Reguła ta nie obejmuje faktur wystawianych konsumentom oraz przedsiębiorcom zagranicznym. Wobec tych grup dotychczasowe zasady doręczania faktur pozostają aktualne.
Ustawowe określenie momentu doręczenia porządkuje rozliczenia między przedsiębiorcami. Sprawia, że data doręczenia faktury jest wyznaczona w sposób obiektywny i możliwy do wykazania na podstawie danych z systemu. Ma to znaczenie przy ustalaniu terminu płatności oraz wymagalności roszczenia, a więc także w postępowaniach, w których dochodzone są należności wynikające z faktur. Przepisy te stanowią dodatkowe uzasadnienie dla stanowiska wierzyciela w sporach między przedsiębiorcami.
Ponadto skutki nowych regulacji nie ograniczają się tylko do postępowań sądowych. Przedsiębiorcy zawierający pisemne umowy o wykonanie usługi lub dostawę towaru, a także stosujący ogólne warunki umów (OWU) lub regulaminy, powinni rozważyć dostosowanie ich treści do nowych przepisów. Zasadne jest wprowadzenie postanowienia, zgodnie z którym za moment doręczenia faktury, a tym samym początek biegu terminu płatności, uznaje się nadanie fakturze numeru identyfikującego w KSeF. Takie zapisy porządkują relacje kontraktowe, ograniczają ryzyko rozbieżności co do terminu wymagalności i ułatwiają dochodzenie należności w razie konieczności.
Krajowy System e-Faktur wprowadza obiektywny i łatwy do wykazania moment doręczenia faktury, co porządkuje rozliczenia między przedsiębiorcami i zwiększa ich przewidywalność. Warto zatem już teraz uwzględnić tę zmianę w stosowanych wzorcach umownych i praktyce dochodzenia należności.